检测技术资料档案归档及管理

随着我国经济建设和发展，对于检验检测公司来讲，对专业人员所出的技术档案进行及时的归档及管理很重要，因为对专业人员技术档案进行合理的收集并及时的归档与管理，有助于提升公司的检验检测质量与效率，促进公司的持续发展。

一、公司技术资料档案收集管理

1.保证档案资料收集的完整性
    档案资料收集过程中，一定要保证资料的完整性，并在此基础上编制好档案管理内容，做到合理分类归档。在现代信息技术与计算机技术的快速发展下，更要合理应用现代技术，提升档案管理的现代化水平，将相关信息录入到系统中，提高档案的查询与利用效率。

2.一项一档原则
        为保证公司对项目的有效掌握，包括项目现场的变化等各种情况，做好“一项一档”才能对项目的动态进行掌握。同时，做好一项一档，也有助于公司专业技术人员对项目现场的管理，保证能及时联系到项目检测人员。

3.在日常工作中融入文件的收集
        在对项目档案进行管理过程中一定要在平常的工作中做好材料的收集，这样才能做到不重不漏，及时补充档案资料。在项目备案过程中、或者专家论证过程中，要及时收集项目相关资料。同时也要将现场技术人员带回的数据进行及时的处理保证项目资料档案的完整。

二、公司建立严格的登记手续

公司在对资料档案进行管理过程中，要建立严格的登记手续，无论是档案资料的收集归纳，还是借出都要对做好登记记录工作。记录内容包括归档或者借出的人、时间等。当发现有遗漏的档案未能进行及时登记归档时，要及时将遗失的档案材料进行补充，在档案资料管理过程中一定要进行统一管理，防止出现遗漏的情况。还需要不同人员的配合，这样才能保证档案管理的质量与效率。

三、公司资料归档要求

1.       凡公司发出的文件，由有关人员收集、归档。

2.       一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动归档。

3.       每年年末进行一次全面、彻底的清查整理。

4.       归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复印件。注意:检查应盖章部位是否已盖。

5.       归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

四、公司档案管理人员职责

1.       负责公司文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

2.       坚持平时整理。根据本公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

3.       归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

4.       按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，能应要求快速、准确地查询所需档案。

五、公司资料收集归档范围
    本公司在各项工作中形成的具有保存价值的，或者与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)都属收集归档范围。

1.       公司内部会议记录、会议纪要、决议。

2.       各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。

3.       发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。

4.       各项规章制度。

5.       工程建设底图、蓝图及文字材料。

6.       经批复的工程设计图纸及文字材料。

7.       各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

8.       宣传或反映本公司重要活动的影像音资料。

9.       本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

10.  各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。

11.  有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。

公司技术人员在项目长期的检测过程中会形成大量的资料，这些资料都是专业技术人员在工作中或者实践中的劳动与智慧结果，这就要求公司要做好档案资料的收集与分类工作，保证专业技术人员的劳动与智慧成果得到有效的管理。同时提升对项目资料档案管理质量与完整性，有助于公司领导对项目进展进行有效的掌握。